Rien n’est plus frustrant que d’assister à une réunion sans pouvoir s’exprimer ou faire que son avis compte. Cela peut entraîner une diminution de moral et d’autres problèmes qui compromettent la qualité du travail.

4 conseils pour garantir à tous de pouvoir s’exprimer durant vos réunions

Lorsque vous utilisez un outil de vidéoconférence pour animer une réunion, comme lorsque vous organisez une réunion en face à face, vous souhaitez être sûr de faire en sorte que tout le monde puisse prendre la parole. Cela nécessite toutefois planification et anticipation, ce qui ne vient pas naturellement à moins de couvrir toutes les possibilités avant le début de la réunion. Voici quatre tactiques pour s’assurer que tous les participants ont une chance de participer durant la réunion vidéo.

Respectez un ordre du jour.

L’un des meilleurs moyens pour faire en sorte qu’une vidéoconférence de groupe BlueJeans se déroule bien, que ce soit grâce à des caméras et des micros ou autour d’une table, c’est de respecter un guide. The Balance suggère que la planification du programme selon un but précis est un bon moyen de faire en sorte que tout le monde reste concentré. Même avec les meilleures intentions et le plus chevronné des animateurs, les discussions peuvent s’écarter du sujet et se perdre en digressions. De telles digressions peuvent être inoffensives, ou peuvent provoquer une confrontation en cas de conflits entre deux personnalités. Dans tous les cas, c’est préjudiciable à une réunion productive, et cela ne permettra qu’à certaines personnes d’être entendues. Respecter un ordre du jour signifie que vous n’êtes jamais le méchant lorsque vous interrompez ces conversations pour revenir au sujet principal, mais agir comme un animateur neutre opérant selon des paramètres déjà approuvés.

Assurez-vous de faire parvenir votre agenda en amont de la réunion et de l’avoir à disposition afin de le distribuer aux participants de la réunion vidéo. Que vous utilisiez la fonctionnalité de partage de contenu ou de partage d’écran, garder les éléments à portée de main au cas où quelqu’un les ait oubliés vous aidera à garder le cap. En respectant scrupuleusement l’ordre du jour, vous pouvez contrôler le fil de la conversation et être sûr d’avoir une chance de faire entendre votre voix.

Soyez attentif aux différentes personnalités.

En matière de réunions vidéo, faites en sorte de savoir à qui vous vous adressez. Il est facile de prédire qui va parler le plus fort et qui va digresser. Faites en sorte d’amener les membres les plus silencieux du groupe au premier plan. Si les personnes les plus bruyantes sont des gens que vous connaissez suffisamment pour les prendre à part et leur demander de vous aider à encourager les autres à contribuer, faites-le. LinkedIn soulève que les personnalités dominantes ont tendance à être décisives quelque soit les apports extérieurs, ainsi si vous leur présenter un plan décisif avant le début de la réunion, ils sont davantage susceptibles de vous épauler. Alors que certaines personnes ont un égo important, et ne veulent pas rester silencieuses, d’autres ont simplement toujours beaucoup de choses à dire, mais sont plus que disposées à s’allier à vous pour permettre à leurs collègues de s’exprimer.

Vérifiez vos appareils deux fois.

Les difficultés techniques constituent un problème simple, mais qui peut sérieusement empêcher tout le monde de participer pleinement à la conversation. Alors que la technologie de vidéoconférence autorise plusieurs appareils à participer à la réunion tout en permettant une interopérabilité si vous rejoignez une salle de conférence plus grande, des problèmes peuvent toujours survenir. Quelqu’un peut disposer d’une faible connexion Wifi, ou le système d’exploitation de sa tablette peut avoir besoin d’une mise à jour et il n’a pas pris le temps de s’en charger. Quel que soit le problème, laisser une réunion se poursuivre sans vérifier à deux fois les aspects techniques est la meilleure façon de nuire à l’aspect productif de cette réunion. C’est en particulier vrai si vous n’organisez que rarement des réunions et qu’il s’agit d’un groupe important.

Le meilleur moyen d’éviter ce problème est de demander à tous les participants de confirmer verbalement avant le début de la réunion s’ils peuvent voir l’écran, parler dans leurs micros, et s’ils ont une bonne connexion internet. Bien que d’autres problèmes techniques puissent survenir, faire de ces points votre priorité avant de commencer la discussion permettra d’en éviter beaucoup.

Rédigez un compte-rendu précis des débats.

Prendre des notes ou enregistrer les réunions est souvent négligé, c’est pourtant très important, car cela vous permet de revenir en arrière et de consulter les débats passés et les mesures à prendre définies à la fin des échanges. Il est facile de laisser quelque chose passer entre les mailles du filet si vous avez affaire à un groupe important, faites donc en sorte d’enregistrer l’information dès qu’elle est émise. Cela vous permet également d’examiner qui a participé et a parlé le plus, et de noter mentalement la personne qui a le plus pesé sur le débat.

C’est également une occasion d’utiliser la fonctionnalité d’enregistrement de votre technologie de vidéoconférence. Utiliser la vidéo pour se réunir dans une salle de conférence virtuelle facilite l’enregistrement de l’intégralité d’une réunion. Contrairement au fait de rédiger des notes, l’enregistrement vidéo permet de disposer d’un enregistrement exact de tout ce qui a été débattu. Comme le diable se cache dans les détails lorsque vous essayez de suivre une décision, il s’agit d’une bénédiction pour atteindre vos objectifs de manière efficace, et d’encourager les membres les plus discrets de votre équipe à s’exprimer au futur.

Les réunions vidéo ont permis d’augmenter l’intégration de tous dans les conversations. En organisant vos réunions et en contrôlant le débat, vous pouvez faire en sorte que toutes les voix puissent être entendues, et améliorer la réflexion collective de votre équipe.

0 commentaires:

Enregistrer un commentaire

Laisser un commentaire

💯 Meilleurs Articles sur LeBlogger.fr : Astuces Blogger et Blogspot

 
LeBlogger.fr - Astuces Blogger et Blogspot © 2013. Tous Droits Reservés. Produit Par Biz-Media

Le site le plus complet d'aide aux créateurs de blogs avec Blogger. Tutoriels, conseils et astuces.
LeBlogger est une plateforme d'actualité. C'est un service qui offre l'actualité Web, Astuces iPhone et astuces Facebook et des milliers de couverture pour vos page Facebook.
Services gratuits pour webmasters , des widgets pour votre site ou blog, pour mieux capter l'attention de vos visiteurs.
Top